A kötetet megalapozó kutatás célja mai magyarországi önkormányzati levéltárakban található azon fondok és állagok mutatójának és rövid ismertetésének összeállítása volt, amelyek relevánsnak tekinthetõk a magyarországi németek története szempontjából. A kutatási koncepció kidolgozása tehát azon alapul, hogy a XVII. század második felétõl – ekkor kerültek nagyobb számban a különbözõ telepítési akciók eredményeként németek az ország területére – a mai Magyarország mely területein éltek/élnek németek.
Az Országgyûlés a történelmi múlt megismerésének elsõdleges forrásául szolgáló, és a közfeladatok folyamatos ellátásához, valamint az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, a nemzet kulturális örökségének részét képezõ levéltári anyag védelmének, folytonos gyarapításának és használatának alapvetõ szabályairól alkotta A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérõl szóló 1995. évi LXVI. törvény-t. E szerint a közlevéltárak kizárólagos joggal átveszik és megõrzik az illetékességi körükbe tartozó szervek nem selejtezhetõ köziratait. A levéltárral nem rendelkezõ közfeladatot ellátó szervek levéltári anyaga az általános levéltárak illetékességi körébe tartoznak. Általános levéltárat törvény létesíthet, illetve szüntethet meg. Általános levéltárak: a Magyar Országos Levéltár, valamint a megye és a fõváros önkormányzata által fenntartott közlevéltár.
A megyék illetve a területi levéltárak kijelölésénél a kötet összeállítói figyelembe kell vették azt a tényt, hogy Magyarországon a német kisebbség nem egy tömbben élt, valamint különbözõ nagyságú és nemzetiségi összetételû megyékrõl van szó. Ezért a kutatás területi hatálya lefedi mindazon régiókat, ahol jelentõs számú német kisebbség élt. Szerepelnek a kutatásban mindazon megyék, ahol a német anyanyelvûek száma az 1941. évi népszámláláskor elérte a megye lakosságának 2%-át. Kivételt Budapest jelent, ahol ekkor már a német anyanyelvûek száma nem érte el a fõváros összlakosságának 2%-át, de – a kötet összeállítóinak megítélése szerint – fontos volt e népesség bevonása is a kutatásba.
Tekintettel arra, hogy a hazai németek szórványban élnek, kimondottan ’németekre vonatkozó fondnak’ viszonylag kevés fond tekinthetõ. Ugyanakkor szinte valamennyi közigazgatási anyagban találhatók a területen élõ németekre vonatkozó adatok, dokumentumok. A feltárás csak az 1670. utáni idõszakra terjedt ki. Az ezt megelõzõen keletkezett iratokat tartalmazó fondok esetében a teljes adat és fondterjedelem szerepel, és az ismertetõ is a teljes fondról készült. Bizonyos fondcsoportok esetében az egyes fondokat a kötet csak fölsorolja, és csak a fondcsoportról készült bevezetõ, pl. az iskolák, a községi nemzeti bizottságok, vagy a községi földigénylõ bizottságok esetében.
Az egyes levéltárak betûrendben következnek a kötetben, és a róluk összeállított információk a következõk:
a./ név, rövidítés; levélcím; központi épület címe; ha a kutatóterem külön van, akkor azt külön föltüntetve; telefonszám: központi; kutatóterem, bejelentkezés; e-mail; internet elérhetõség; nyitva tartás;
b./ a levéltár rövid története; a fondokról, illetve az adott levéltárban õrzött levéltári anyag rövid áttekintése; az ehhez kapcsolódó irodalom fölsorolása. A megyei levéltárak részlegeinek fondjai nem külön, hanem azon belül jelennek meg.
c./ az egyes fondok fondfõcsoportonkénti (IV. – XXXV.) ismertetése; a kötet az egyes fondokról minden esetben közli azok címét, évkörét, terjedelmét, majd az adott fondképzõ rövid történetét, illetve kitér a benne lévõ források ismertetésére, megadja a hozzá kapcsolódó irodalmat. Az egyes fondokhoz kapcsolódó hivataltörténetek az iratképzõ szerv elsõ elõfordulásánál szerepelnek, az ezt követõ levéltáraknál csak utal a hivataltörténetre. Az állagokról nem minden esetben készült ismertetés, de a fond címe alatt neve, évköre és terjedelme is megtalálható. A fondok és az állagok neve nem egységesített, vagy ha fondfõcsoportba sorolása eltért az érvényes utasítástól, nem lett megváltoztatva. Az információk nagy része az egyes levéltárakban rendelkezésre álló segédletekbõl, elektronikus nyilvántartásokból származik, ezért az egyes fondismertetõk terjedelme annak rendezettségi szintjétõl és a rendelkezésre álló információk mélységétõl függõen változó. Azokban az esetekben, amelyekben nem, vagy nagyon csekély információ állt rendelkezésre, az összeállítók minden levéltár esetében külön kutatást végeztek, illetve a forrásfeltárást elvégezték. A kötet használhatóságát rövidítések jegyzéke segíti.
Rövidítések jegyzéke 
Budapest Fõváros Levéltára
Bács-Kiskun Megyei Önkormányzat Levéltára
Baranya Megyei Levéltár
Békés Megyei Levéltár
Fejér Megyei Levéltár
Gyõr-Moson-Sopron Megye Gyõri Levéltára
Gyõr-Moson-Sopron Megye Soproni Levéltára
Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat Levéltára
Pest Megyei Levéltár
Somogy Megyei Levéltár
Tolna Megyei Önkormányzat Levéltára
Vas Megyei Levéltár
Veszprém Megyei Levéltár
Gyõr Megyei Jogú Város Levéltára
Székesfehérvár Megyei Jogú Város Levéltára